In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt können Konflikte bei der Planung von Besprechungen für viele Berufstätige unnötigerweise zu einer Quelle der Frustration werden.
Ein häufiges Szenario ist das Aufeinandertreffen von Teams, die gleichzeitig Zugang zu gemeinsamen Ressourcen wie Sitzungsräumen oder allgemeiner Ausrüstung benötigen. Dies ist besonders häufig in Bürogebäuden, in denen mehrere Unternehmen untergebracht sind, der Fall, da die Einrichtungen in der Regel von allen gemeinsam genutzt werden.
Diese Situationen führen oft zu Verzögerungen, Umplanungen und manchmal sogar zu verpassten Gelegenheiten, was letztlich zu einer zusätzlichen Belastung für Büroleiter und andere Personen mit ähnlichen Aufgaben führt.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie einfach es ist, die Verfügbarkeit von Microsoft Exchange-Besprechungsräumen und anderen Ressourcen durch mühelose Outlook-Synchronisierung zu prüfen, zu verwalten und freizugeben.
Microsoft Outlook Room Finder
Microsoft Outlook ist die Client-Anwendung, die eine Verbindung zu Microsoft Exchange Server herstellt, dem Backend-System, das die Funktionalität des Programms steuert. Zusätzlich zu den bekannten E-Mail-Funktionen unterstützen sowohl Microsoft Outlook als auch Microsoft Exchange Server ein äußerst nützliches Tool für die Organisation und Koordination von Geschäftstreffen und anderen Terminen. Mit Outlooks Zimmer-Finderkönnen Benutzer ganz einfach Einrichtungen buchen, wenn sie einen neuen Termin in ihrem Exchange/Outlook-Kalender erstellen:
Darüber hinaus können die Nutzer die Verfügbarkeit in Echtzeit über die Outlook Terminplanungs-Assistentin. Es handelt sich um eine native Funktion, die eine visuelle Darstellung der verfügbaren Zeitfenster für die Einrichtungen eines Unternehmens bietet, die im Room Finder zu finden sind. Sie gleicht dann diese Zeitfenster mit der Verfügbarkeit der eingeladenen Personen im Kalendertermin ab und ermöglicht so eine effiziente Terminplanung ohne das Risiko, dass sich Besprechungen im selben Raum überschneiden:
Diese Funktionen des Microsoft Exchange/Outlook sind einfach zu bedienen und können einen wichtigen Beitrag zu einem stressigen Arbeitstag leisten. Obwohl sie einfach sind, sorgen sie für mehr Produktivität und Zeitersparnis, indem sie es Fachleuten, einschließlich Büroleitern, ermöglichen, sich auf ihre Aufgaben mit höherer Priorität zu konzentrieren.
Prüfen Sie dies Microsoft-Leitfaden um herauszufinden, wie Sie dem Exchange-Server Ihres Unternehmens Besprechungsräume und andere Ressourcen hinzufügen können, und zwar über die Microsoft 365 Verwaltungszentrum. Bedenken Sie jedoch, dass dies eine Aufgabe für einen IT-Administrator ist, da es ein bestimmtes Maß an Zugriffsberechtigungen erfordert.
Warum ist eine Outlook-Synchronisierung erforderlich?
Diese Funktionen sind zwar großartig, aber sie funktionieren nur für Benutzer, deren Konten mit demselben Exchange-Server verbunden sind. Mit anderen Worten: Die Informationen über Besprechungsräume und andere Unternehmensressourcen werden mit allen Konten synchronisiert, die mit einem Exchange-Server "A" verbunden sind, aber sie können nicht nativ mit Benutzern auf einem Exchange-Server "B" geteilt werden. Dies gilt für Outlook-Konten, die nicht auf Exchange-Servern gehostet werden, oder für andere Exchange-Server-Konten, die nicht von Exchange-Server "A" gehalten werden.
In solchen Fällen müssen die Benutzer die Konferenzräume und alle ihre Ressourcen manuell zu ihren Konten hinzufügen. Dieser Prozess kann sehr zeitaufwendig sein und lenkt die Aufmerksamkeit von anderen Aufgaben ab, die höhere Priorität haben:
- In einem Unternehmen, in dem jede Abteilung ihren eigenen Exchange-Server hatzum Beispiel: user@marketing.company1.com und user@sales.company1.com
- Ein Co-Working Space mit gemeinsam genutzten Konferenzräumen. Auch wenn jeder für ein anderes Unternehmen arbeitet, müssen sie die Verfügbarkeit von Konferenzräumen koordinieren und verwalten, wenn für Online-Sitzungen ein geschützterer Rahmen erforderlich ist.
- Ein Büro, das Zeitarbeitskräfte von einer Niederlassung in Übersee aufnimmtder wahrscheinlich nicht denselben Exchange-Server hostet.
- Externe Mitarbeiter, die vorübergehend in das Büro eines Unternehmens kommen, um dort ein Geschäft zu tätigen.
- Bei Fusionen und Übernahmenda die teilnehmenden Unternehmen wahrscheinlich unterschiedliche Exchange-Server haben werden. Dies kann die Ressourcenverwaltung erschweren, da die Benutzer der beteiligten Unternehmen bei Meetings zusammenarbeiten und auf gemeinsame Konferenzräume zugreifen müssen.
Die einzige realistische Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, ohne lächerliche Mengen an Zeit für manuelle Prozesse zu verschwenden, wäre eine automatische Synchronisierung. Da dies jedoch nicht von Haus aus unterstützt wird, sind Integrationen oder Anwendungen von Drittanbietern der richtige Weg.
Deshalb haben wir einen Vorschlag, der hoffentlich Ihr Interesse wecken wird!
Outlook Synchronisierung mit CB Exchange Server Sync
CB Exchange Server Sync by Connecting Software ist eine sofort einsatzbereite Lösung für die Synchronisierung mit Microsoft Exchange, wie der Name schon sagt.
Es führt eine bi- oder unidirektionale Synchronisation einer beliebigen Anzahl von:
- E-Mails
- Kontakte
- Kalendarien
- Anmerkungen
- Ordner
- Und ja, auch Tagungsräume und Ressourcen!
Mit CB Exchange Server Sync können Sie jede beliebige Kombination dieser Elemente über mehrere Exchange-Serverkonten hinweg synchronisieren. Der Synchronisationsprozess ist in hohem Maße anpassbar und lässt sich leicht nach Ihren Wünschen konfigurieren.
Um diesen Dienst einzurichten, verwenden Sie so genannte "Synchronisierungspaare". Dabei handelt es sich um Konfigurationen, bei denen Sie die Kontenpaare definieren, mit denen und von denen Sie Informationen synchronisieren möchten. Mit Sync-Paaren können Sie den Informationsfluss, den Sie mit CB Exchange Server Sync synchronisieren, einfach verwalten und kontrollieren.
Es ist eine unglaublich vielseitige Ressource, die zu folgenden Zwecken verwendet werden kann:
- Synchronisieren Sie Ihre beruflichen und persönlichen Kalender
- Erlauben Sie den Mitarbeitern Zugriff auf ihre Exchange-Server-Konten, ohne vor Ort sein zu müssen
- Lösen Sie das Dilemma der Umgang mit verschiedenen Exchange-Servern bei Fusionen und Übernahmen
Und vieles mehr!
Exchange Meetingraum-Synchronisation in Aktion
Als Beispiel sehen Sie hier, wie CB Exchange Server Sync die Synchronisierung von Lynns Exchange-Server-Konto mit der Mailbox für den Konferenzraum "Crystal" in ihrem Büro vornimmt. Sobald alles konfiguriert ist, genügt ein Mausklick, und schon kann es losgehen.
Erwähnenswert: Für den Fall, dass Sie kein Fan des hellen Themas von CB Exchange Server Sync sind, haben wir auch ein dunkles Thema zur Verfügung!
Diese Expertenlösung bietet Ihnen eine stressfreie Echtzeit-Synchronisierung, die Sie vor manuellen Prozessen bewahrt, die nicht annähernd so effizient und produktiv sind. Ganz gleich, ob Sie nur Besprechungsräume oder alle aufgeführten Elemente synchronisieren müssen, CB Exchange Server Sync unterstützt Sie dabei!
Was ist mit Gmail-Konten?
Für den Fall, dass Sie die Besprechungsräume eines Microsoft Exchange-Kontos mit einem Gmail- oder Google Workspace-Konto synchronisieren möchten oder umgekehrt, haben wir auch dafür eine Version! Es ist unser CB Exchange Server Sync for Gmail and Google Workspace, die wir gerade aktualisiert haben, um diese großartige Funktion zu unterstützen.
Diese Lösung bietet im Wesentlichen dieselben Funktionen wie CB Exchange Server Sync, aber anstatt Synchronisierungspaare mit zwei Exchange/Outlook-Konten zu bilden, können Sie sie mit einem Exchange/Outlook-Konto und einem Gmail/Google Workspace-Konto bilden.
Wie auch immer Ihre Situation aussieht, unser freundliches Team steht Ihnen bei jedem Schritt zur Seite. Wir freuen uns darauf, Ihnen zu helfen und den reibungslosen Ablauf Ihres Projekts zu gewährleisten!
Über den Autor
Durch Diogo Gouveia
"Nach Abschluss meines Studiums im Vereinigten Königreich habe ich mich dem Marketing-Team von Connecting Software angeschlossen, um Inhalte über Software-Integration und eine Vielzahl anderer IT-Themen zu erstellen. Wenn Sie irgendwelche Beobachtungen oder Vorschläge haben, melden Sie sich bitte."